Mae’r wefan hon yn defnyddio cwcis i’w wneud yn symlach.

Dysgwch mwy am gwcis. Iawn

Adborth

Gweithdrefn Gwyno a Chanmol Allanol

1. Cyflwyniad

1.1 Y Ganolfan Dysgu Cymraeg Genedlaethol sy'n gyfrifol am bob agwedd ar y sector Dysgu Cymraeg – o’r cwricwlwm ac adnoddau ar gyfer tiwtoriaid i ymchwil, marchnata, cyfathrebu ac e-ddysgu. Mae’r Ganolfan yn gweithredu fel corff hyd braich oddi wrth Lywodraeth Cymru, sy’n ei hariannu, a Phrifysgol Cymru Y Drindod Dewi Sant, a enillodd y tendr i’w sefydlu. Mae’r Ganolfan yn ariannu 11 darparwr cyrsiau sy’n darparu gwasanaethau i ddysgwyr trwy Gymru.

1.2 Mae’r Ganolfan yn croesawu adborth adeiladol ar ei gweithgareddau, boed hynny’n adborth cadarnhaol neu negyddol, ac mae’n cydnabod y gallai pobl neu sefydliadau allanol i’r Ganolfan deimlo, o bryd i’w gilydd, nad yw’r Ganolfan wedi cwrdd â’u disgwyliadau, neu wedi cyflawni y tu hwnt i’r disgwyliadau ac am ganmol. Mae’r Ganolfan yn croesawu adborth yn y Gymraeg neu’r Saesneg a bydd yn ymateb i’r adborth hwnnw yn newis iaith yr unigolyn.

2. Egwyddorion

2.1 Yr egwyddorion sydd wrth wraidd y weithdrefn hon yw y bydd y Ganolfan yn:

  • ystyried cwynion allanol yn ddiduedd ac yn broffesiynol o fewn amserlen resymol;
  • annog cymodi anffurfiol lle bo modd;
  • rhoi ystyriaeth deg a llawn i gwynion a wneir yn ddidwyll;
  • parchu preifatrwydd achwynyddion gan ddatgelu’n unig y wybodaeth sy’n angenrheidiol er mwyn prosesu’r gŵyn.

3. Cwmpas

3.1 Gall y weithdrefn gael ei defnyddio gan unrhyw un allanol i’r Ganolfan sydd wedi’i effeithio gan weithgareddau’r Ganolfan, ac eithrio os yw’r mater a godwyd yn perthyn i un o'r categorïau a restrir yn 3.2 isod.

3.2 Nid yw’r weithdrefn yn ymestyn i:

  • Faterion sy’n ymwneud â pherthynas Dysgwyr a Darparwyr y Ganolfan, lle mae gweithdrefnau ar wahân yn bodoli. Nid oes modd cyflwyno cwyn i’r Ganolfan os yw dysgwr yn anfodlon gyda chanlyniad proses gwynion Darparwr.
  • Cwynion gan neu yn ymwneud ag aelodau staff y Ganolfan neu ei Darparwyr, lle mae gweithdrefnau ar wahân yn bodoli. 
  • Rhyddhau gwybodaeth dan y Ddeddf Diogelu Data, Deddf Rhyddid Gwybodaeth a/neu’r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, lle mae gweithdrefnau ar wahân yn bodoli.
  • Cwynion gan ddysgwyr sydd wedi eu cofrestru ar gyrsiau gan ddarparwyr y Ganolfan, lle mae gweithdrefnau ar wahân yn bodoli.
  • Contractau, hawliadau yswiriant a thrafodiadau masnachol ac ariannol eraill.

3.3 Ceidw’r Ganolfan ei hawliau i beidio ag ymchwilio neu gymryd unrhyw gamau mewn perthynas â chwyn a dderbyniwyd yn ddienw neu ar ran achwynydd dienw drwy drydydd parti.

3.4 Bydd y Ganolfan yn ystyried cwynion a wneir yn ddidwyll a cheidw’r hawl i wrthod ystyried unrhyw gwynion y tybia sy’n ddisylwedd, blinderus, difenwol, dilornus a/neu wedi’u cymell gan falais, neu i gychwyn gohebiaeth barhaus ynghylch cwynion o’r fath, a cheidw ei hawliau i gymryd unrhyw gamau pellach yr ystyria sy’n briodol mewn perthynas â chwynion o’r fath.

3.5 Os bydd y Ganolfan yn derbyn cwyn gan grŵp, neu gŵyn gan aelod o grŵp, yna mae’n ofynnol gan y Ganolfan bod un person yn cael ei benodi i weithredu fel gohebydd a llefarydd ar gyfer y grŵp hwnnw i ddibenion y weithdrefn hon.

3.6 Mae deddfwriaeth Diogelu Data’n rhwystro’r Ganolfan rhag ymdrin â chwynion a wneir gan drydydd parti, oni bai bod y person sy’n dymuno i’r gŵyn gael ei gwneud yn y modd yma wedi rhoi caniatâd clir.

4. Datrysiad Anffurfiol

4.1 Fel arfer gellir datrys cwynion yn gyflym ac yn foddhaol yn anffurfiol. Os oes modd, dylech gysylltu â’r aelod staff sy’n ymwneud yn fwyaf uniongyrchol â’r sefyllfa, gyda’r bwriad o ddatrys y materion yn anffurfiol. Dylid cysylltu fel hyn cyn gynted ag y bo modd ac o fewn 20 niwrnod gwaith wedi i’r sefyllfa godi. Mae cyngor ynghylch yr aelod priodol o staff i gysylltu ag ef ar gael o Swyddfa’r Ganolfan.

5. Gwneud cwyn ffurfiol

5.1 I wneud cwyn ffurfiol mae’n rhaid i chi:

  • Lle bo’n briodol, fod wedi ceisio datrys y mater yn anffurfiol (gweler 4.1) trwy fynd at yr unigolyn sy’n uniongyrchol gyfrifol am eich maes pryder, a bod gennych reswm da dros ystyried nad yw’r mater wedi’i ddatrys yn foddhaol.
  • Ysgrifennu at y Ganolfan gyda’r manylion a'i chyflwyno o fewn 30 diwrnod gwaith wedi i’r sefyllfa godi.

5.2 Bydd Swyddfa’r Ganolfan yn cydnabod derbyn eich cwyn fel arfer o fewn pum niwrnod gwaith, a bydd yn trefnu i’ch cwyn gael ei harchwilio gan swyddog priodol o’r Ganolfan. Fel arfer bydd y swyddog yn aelod o uwch-dîm y Ganolfan.

5.3 Mae’r swyddog a benodir i ymchwilio i’ch cwyn yn gyfrifol am bennu’r gweithredoedd sydd eu hangen i ymchwilio i’r gŵyn a dod i gasgliad boddhaol. Gall y gweithredoedd hyn gynnwys cwrdd â’r partïon sy’n ymwneud yn uniongyrchol â’r mater, neu beidio.  Bydd ef/hi’n darparu ymateb ysgrifenedig llawn i’ch cwyn, fel arfer o fewn 20 niwrnod gwaith. Os na ellir cwblhau’r ymchwiliad o fewn yr amser hwnnw am reswm da (megis oherwydd nad yw’r staff ar gael, neu oherwydd bod y mater yn gymhleth), fe gewch amserlen ddiwygiedig.

6. Adolygiad Terfynol

6.1 Os ydych yn anfodlon â’r ymateb ysgrifenedig i’ch cwyn ffurfiol, gallwch ofyn i’r mater gael ei gyfeirio at y Prif Weithredwr neu’r Dirprwy.

6.2 Bydd Swyddfa’r Ganolfan yn cydnabod derbyn eich ffurflen fel arfer o fewn pum niwrnod gwaith, a bydd yn trefnu i ganlyniad eich cwyn gael ei adolygu gan y Prif Weithredwr neu’r Dirprwy.

6.3 Mae’r Prif Weithredwr neu’r Dirprwy yn gyfrifol am benderfynu a oedd canlyniad y gŵyn yn gadarn. Darperir ei gasgliadau ef/hi yn ysgrifenedig, fel arfer o fewn 20 niwrnod gwaith. Os na ellir cwblhau’r adolygiad o fewn yr amser hwnnw am reswm da (megis oherwydd nad yw’r staff ar gael, neu oherwydd bod y mater yn gymhleth), fe gewch amserlen ddiwygiedig.

6.4 Mae penderfyniad y Prif Weithredwr neu’r Dirprwy yn derfynol ac ni fydd llwybr adolygu pellach yn y Ganolfan.

7. Monitro

7.1 Mae Bwrdd Cwmni’r Ganolfan, yn monitro natur ac amlder cwynion am y Ganolfan a wneir gan bartïon allanol.  Bydd hefyd yn cadw cofnod o sylwadau sy’n canmol y Ganolfan.